Los ejecutivos del mundo corporativo pasan gran parte de su tiempo revisando presentaciones demasiado largas o sin la información necesaria para la toma de decisiones. La productividad de esas largas horas podría mejorar si se aprende a diseñar las presentaciones para que sean más efectivas.
Una buena inversión es destinar tiempo para pensar qué información y en qué secuencia debe ser mostrada durante mi presentación, considerando la audiencia y los objetivos.
1. Presentaciones cortas: Una presentación ejecutiva debe mostrar sólo lo relevante para la decisión. La consigna es que menos, es más. Asuma que sólo tiene 10 a 15 minutos para presentar y que el resto del tiempo será utilizado para discutir, por lo tanto utilice un máximo de 12 slides, incluyendo la portada y un buen resumen ejecutivo.
2. Presente muy bien la situación y las razones por las cuales se está discutiendo el tema: Una reunión ejecutiva debe tener un objetivo, como tomar decisiones, levantar un problema, entre otros. La característica que tienen todas estas instancias es que siempre nacen de alguna situación que se desea cambiar y es ahí donde pecan las presentaciones al no reflejar la importancia o necesidad de hacer un cambio.
3. La situación anterior debe ser argumentada con evidencia: data, opiniones de expertos, tendencias de mercado, experiencias similares, entre otras alternativas. Lo más importante en este aspecto es que la evidencia sea irrefutable. Los argumentos deben ser capaces de ordenarse en no más de 3 grupos (3 es un número ideal para las presentaciones).
4. Presentar muy claramente las alternativas de solución que Usted está proponiendo o evaluando: Si aún no tiene clara la solución, indique los pasos a seguir para encontrar una solución o invite a la audiencia a lanzar ideas para encontrarlas. Al igual que en el caso anterior, su solución debe encajar perfectamente con el problema que presentó.
5. Hacer un análisis de costos y beneficios: debe incorporar costos y beneficios tanto directos como indirectos.
6. Próximos pasos: una presentación no puede terminar sin dejar establecido cómo se sigue hacia adelante.
7. Conclusión y/o mensaje clave: no termine su presentación sin dejar en la mente de su audiencia un resumen de lo que acaban de discutir. Puede ser una frase, una cita, un slogan, lo importante es que sea muy fácilmente recordable.
Espero que nuestros consejos le sean de utilidad. Si le interesa conocer más de este tema, pregúntenos a contacto@andreadelacalle.cl o inscríbase en nuestros talleres.