Los directores quieren tomar decisiones. La administración debe armar casos de negocios simples de analizar y resolver.
Las reuniones de directorio se asocian muchas veces a reuniones largas, tediosas e improductivas, donde la administración rinde cuentas sobre decisiones tomadas anteriormente. Sin embargo, los directores quieren tomar decisiones y participar. No quieren kilos de datos, quieren información relevante.
Los directorios generalmente incluyen 3 grupos de temáticas:
Revisión de acuerdos del directorio anterior: la agenda indica sólo 10 minutos para este punto, sin embargo, se entra a detalles operativos que comen toda la reunión o se cuestiona nuevamente la decisión tomada, dejando poco tiempo para los temas más relevantes del día.
Presentación de nuevas ideas o proyectos para discutir: la tendencia natural es hacer presentaciones demasiado largas en vez de estratégicas para tomar decisiones. Las reglas para hacer buenas presentaciones son tres:
Para qué estamos analizando esto, por qué es importante, debiera ser el punto de partida de la discusión;
Menos es más, presentar poca información pero relevante y
Ir a escuchar en vez de hablar. Los directores quieren aportar con su experiencia, para eso están. Si llegamos a la reunión con ideas preconcebidas, podemos salir frustrados o perdernos la oportunidad de encontrar soluciones mejores a las que teníamos.
Presentar resultados logrados para tomar decisiones de los pasos a seguir: se muestran números sin necesariamente haberlos analizado previamente. Al directorio le interesan las conclusiones para tomar decisiones, no las series de datos para comenzar a analizarlas.
Nuestra recomendación incluye varios puntos:
Manejar un cronómetro para asegurar el uso de los tiempos. El chacal del tiempo es útil en estos casos.
Obligar y obligarse a realizar presentaciones ejecutivas de altísima calidad. Recomiendo mis post al respecto.
Mandar la presentación al menos una semana antes para que los directores hayan leído la información con anterioridad.
Dar espacio para discutir sin cerrarse a ideas preconcebidas.
Espero que nuestros consejos te sean de utilidad. Si te interesa conocer más de este tema, pregúntanos en contacto@andreadelacalle.cl.