Este artículo viene a complementar una trilogía de recomendaciones técnicas para crear presentaciones ejecutivas de alto nivel:
En el primero indiqué cómo organizar la información en una secuencia de tres secciones: situación - complicación – resultado (SCR).
En el segundo, cómo desarrollar el contenido de cada una de esas secciones, aplicando el principio piramidal de Bárbara Minto.
Hoy, me voy a referir a la calidad de la información en cada uno de los niveles de la pirámide, introduciendo el principio MECE.
Comprendiendo el principio MECE:
El principio MECE, popularizado por la firma de consultoría McKinsey & Company en la década de 1970, es el acrónimo de la frase Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive (Mutuamente Excluyente, Colectivamente Exhaustivo).
Se refiere a que, al preparar una presentación, debemos asegurarnos de que la información se divide en categorías distintas entre sí y que, en conjunto, abarcan todas las posibles opciones.
Veamos un ejemplo:
Debemos presentar un análisis del mercado de restoranes en un barrio particular y recomendar qué tipo de comida a ofrecer. El análisis podría considerar las principales categorías del lugar: italiana, española, alemana, francesa, americana, peruana y japonesa.
Al ser todas diferentes, se cumple la primera parte del principio: Mutuamente Excluyentes. Falta la segunda parte: que aborden TODAS las opciones. Para ello conviene agregar la categoría “otras no incluidas en las anteriores”.
Beneficios del Principio MECE:
1. Claridad: El principio MECE, al definir categorías, permite que la presentación sea fácil de entender para la audiencia.
2. Completitud: Asegura que todas las áreas relevantes estarán contenidas y de maner
a completa, evitando dudas y cuestionamientos por la audiencia.
3. Focalización: Permite enfocarse en los aspectos más relevantes del tema, evitando irse por las ramas.
4. Recordación: La lógica y coherencia que se logra con el principio MECE facilita la comprensión y, como consecuencia, la retención por parte de la audiencia.
Cómo aplicar el Principio MECE:
1. Identifica categorías excluyentes: agrupa tu información de acuerdo a algún criterio que la relaciones, asegurando que las categorías que no se superpongan entre sí.
2. Asegura la exhaustividad: verifica que estén cubiertas todas las posibles opciones, garantizando así que nada quede fuera de la presentación.
3. Mantén la coherencia: mantén las mismas categorías durante toda tu presentación. Si preparaste un diagnóstico en base a categorías, tus recomendaciones y conclusiones deben estar estructuradas de la misma forma.
Conclusión:
El principio MECE te ayuda a estructurar presentaciones de manera efectiva, garantizando claridad, coherencia y exhaustividad en la entrega de información. Cuando lo combinas con las estrategias de mis artículos anteriores, puedes maximizar el impacto de tus presentaciones, cautivando a tu audiencia de principio a fin.
¡Aplica el principio MECE y eleva tus presentaciones a un siguiente nivel!