Una buena presentación de resultados transmite claramente las conclusiones más importantes que deseas transmitir a tu audiencia.
En todas las compañías, hay un importante número de ejecutivos haciendo seguimiento a distintos resultados.
Además, deben plasmar los resultados en una presentación y exponerla a niveles superiores, para la toma de decisiones. Es decir, una compañía cuyos ejecutivos realizan buenas presentaciones de resultados, tomarán mejores decisiones o lo harán más rápidamente.
Veamos ahora qué entendemos por una "buena presentación de resultados":
1. Explicita las grandes conclusiones y luego las explicas.
Imagina que estás presentando un noticiero y comienzas con los titulares. El primer titular es la gran conclusión, ¿están buenos o malos los resultados y por qué? Por ejemplo: "la utilidad del trimestre está en línea con lo presupuestado, aunque su composición es diferente".
Luego, explicarás tu conclusión con más detalles. Por ejemplo: "1. los ingresos, dada la baja en el precio global de nuestro producto, están 15% bajo el presupuesto. 2."los gastos, gracias a nuestro programa de racionalización, se redujeron 14% respecto al presupuesto y al año anterior".
Podrías ir profundizando cada vez, y deberás deternerte cuando el detalle no sea relevante para la toma de deciones.
Cuando utilizas esta técnica, le das ritmo a tu presentación, porque tu audiencia querrá validar esa conclusión con los antecedentes que le proporciones.
2. Láminas que siguen el relato
La pregunta del millón, ¿debes escribir las conclusiones en una sola lámina, todas juntas? ¿se prepara una lámina por conclusión? ¿cómo hacerlo si siempre llevas los mismos cuadros y no están en esa lógica?
La respuesta que odiamos: "depende".
La recomendación básica sería que cada conclusión vaya en una lámina diferente, en el mismo orden que las escribiste, demostando con tablas, gráficos y otro recurso que la conclusión es válida.
Si por razones de protocolo de tu compañía no puedes modificar el formato, es decir, tienes que llevar las sábanas de siempre, agrega una lámina al principio, que se destaque de las restantes, con un bullet de todas las conclusiones. A continuación, en cada lámina con sábanas de datos, destaca con algún recurso visual como círculo o flecha lo que escribiste en la conclusión.
3. Redacta las conclusiones para que tu audiencia las comprenda al leerlas.
¿Deben ser escritas las conclusiones en forma literal? ¡absolutamente si! Las presentaciones de resultados son un documento que circula por la organización, por ello debe ser auto explicativa. Para lograrlo, no se pueden escribir punteos o abreviaturas: frase completa y que realmente describa la conclusión.
4. Imagina que cada lámina es una noticia en el periódico
Cuando prepares tus láminas, imagina que estás abriendo un peiódico. Lo primero que ves es una jerarquía de textos. Arriba, como titular, tienes un resumen de la noticia, es el equivalente a la conclusión de la lámina. Más abajo están los detalles e imágenes que explican ese titular.
Replica la misma estructura: escribe la conclusión como título de tu lámina, arriba, en grande. Más abajo, en el espacio de contenidos, demuestra que esa conclusión es real.
Así te aseguras de tener una sola idea por lámina.
5. Aplica la simpleza visual
Ponte en el lugar de tu audiencia y piensa en cómo podrías "ver" rápidamente lo que quieres explicar. Minimiza texto, simplifica gráficos y contenido. Utiliza números grandes, flechas, íconos.
6. Asegúrate de la confiabilidad y comparabilidad de la información
¿Cuántas veces ha pasado que una persona presenta un dato y las restantes personas de la mesa cuestionan el número? ¡Que no te ocurra a tí! Asegúrate de la fuente y robustez de los datos, y además asegura consistencia entre un informe y otro.
Para terminar, no puedo dejar de recordar la frase de Peter Drucker: “lo que no se mide, no se puede gestionar”. Estando totalmente de acuerdo, le agregaría una segunda frase: “si los resultados no se comprenden, no sirven para tomar decisiones”. Esa es la razón para hacer informes de gestión extremadamente simples de comprender y de presentar conclusiones en vez de datos sin análisis.
Espero que nuestros consejos tesean de utilidad. Si teinteresa construir turelato o conocer más de este tema, pregúntame a andreadelacalle@gmail.com.