No hay duda: la consulta más recurrente que recibo es “cómo presentar un estado de avance en una sola lámina”. Aquí te doy una idea simple de implementar.
En el mundo corporativo, los altos ejecutivos y directores deben revisar y decidir mensualmente un número de temas elevado. Como el tiempo es escaso, requieren máxima claridad y capacitad de síntesis, lo que se traduce en solicitudes del tipo “prepara una sola lámina con la información”. El ejecutivo que recibe esta solicitud se enfrenta a un dilema: cómo volcar toda la información en un espacio tan pequeño, cumpliendo con los más altos estándares de calidad.
En este artículo, te daré una idea para preparar tu lámina de estado de avance, digna de ser presentada en las reuniones más importantes de tu empresa.
Diagrama tu lámina para que sea fácil de entender.
Al preparar tu lámina, considera dos elementos:
Jerarquía de contenidos: textos más grandes y en negrita son más relevantes que los más pequeños y sin negritas.
Las personas leemos de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. Presenta el contenido en esa misma secuencia.
Con esto en mente, comencemos a dibujar tu lámina de acuerdo al siguiente esquema:
El título de la lámina debe expresar en palabras el resumen del estado de avance.
El título es el texto más grande y más arriba, es lo primero que lee la audiencia y por lo mismo que debe decir con claridad la idea central. Veamos algunos ejemplos: “avanzando según lo planificado”; “enfrentando una huelga de proveedores”; “con un atraso de dos semanas”; “a punto de ser lanzado”, etc. Para que se entiende de qué proyecto estás hablando, “sobre el título”, en un tamaño de letra mucho más pequeño, escribirás el nombre del proyecto o tema que estés presentando.
Divide tu lámina en 3 columnas como si fuera un libro.
Cada una de las columnas tendrá un título, con un resumen de su contenido, y una explicación de esta información.
A la izquierda presenta un contexto de manera clara y concisa.
Esta es la primera columna en ser leída, por ello conviene entregar los aspectos más globales. Podrías recordar las razones por las cuales se originó, los objetivos del proyecto, su relevancia estratégica y/o un pequeño resumen de una frase. Este contexto ayuda a recordar las principales motivaciones y características del proyecto.
Al centro presenta el estado de avance del proyecto de manera visualmente impactante y fácil de entender.
A continuación, la vista se va al centro. Es la columna que indica responde a la pregunta “¿cómo vamos?”. Puedes usar una carta Gantt, semáforos, íconos, indicadores o cualquier otra representación visual similar para mostrar el estado de avance. Asegúrate de destacar claramente aquellos aspectos que avanzan en forma y aquellos que presentan algún tipo de dificultad, coherente con el título de la columna.
La sección de la derecha se enfoca en los próximos pasos y desafíos del proyecto.
La columna de la derecha es la última. Aquí refiérete al futuro, a los hitos clave que esperan, a los posibles obstáculos y a cómo esperas que serán abordados. Utiliza un lenguaje directo para evitar confusiones.
Conclusión
Una lámina de estado de avance preparada para el comité o directorio debe cumplir con los más altos estándares de calidad y profesionalismo. Al resumir el estado de avance en el título, establecer el contexto del proyecto de manera clara, presentar el estado de avance de manera visualmente impactante y señalar los próximos pasos con confianza y claridad, estás mostrando una historia de pasado, presente y futuro, que facilita la comprensión y la toma de decisiones estratégicas.
Te invito a aplicar a destacarte en tu próxima reunión de directorio al aplicar esta estructura para presentar tus avances.