Una buena presentación de resultados debe ser visualmente simple. Muestra conclusiones e información relevante para la toma de decisiones.
Las compañías toman decisiones todos los días, algunas más relevantes que otras. El único factor común es que esas decisiones son tomadas en base a la información disponible.
Mientras mayor sea la calidad de la información, más fácil será tomar buenas decisiones.
Es importante señalar que “información de calidad” no es lo mismo que “gran cantidad de información”. Al contrario, demasiada información lleva a que la audiencia se confunda.
A continuación, presento los elementos más relevantes de un informe de resultados:
1. De lo macro a lo micro
Las compañías, áreas o proyectos que reportan resultados deben haber definido indicadores estratégicos. La primera parte del informe debe mostrar estos indicadores y así calmar la ansiedad general de la audiencia respecto a “cómo vamos”. A continuación muestran variables del entorno y van profundizando en aspectos más detallados.
2. Sólo indicadores estratégicos
Existe la tentación de medirlo todo, con lo cual se termina trabajando para el indicador y no al revés. No hay una regla respecto a cuántos indicadores estratégicos deben ser gestionados, sin embargo “menos es más” cuando queremos dar foco a la gestión.
3. Conclusiones en vez de datos
Un dato por sí mismo no es información relevante para tomar decisiones: debe ser analizado respecto a algún contexto como una meta, tendencia, datos de industria, entre otras variables.
En el informe, cada dato ya debe haber sido analizado y mostrar el resultado de su análisis en forma muy simple.
A la vez, cada lámina de su presentación, en el caso de hacer una presentación, debe ser auto explicativa y mostrar las conclusiones en forma explícita.
4. Simpleza visual
El uso de números grandes, flechas, íconos y otras técnicas facilitan la revisión de los resultados. El tiempo debe ser utilizado en discutir y no en comprender lo que se está presentando.
5. Profundizar cuando sea necesario
Cuando los resultados no son los esperados, es necesario ampliar la información hasta encontrar causas, potenciales soluciones y presentar las alternativas para la discusión. En caso contrario, no es necesario profundizar.
6. Confiabilidad y comparabilidad de la información
¿Cuántas veces ha pasado que una persona presenta un dato y las restantes personas de la mesa cuestionan el número? Cuando esto ocurre la conversación pierde el foco. Siempre es necesario conocer la fuente de la data y la robustez, además de asegurar consistencia entre un informe y otro.
"lo que no se mide, no se puede gestionar"
Para terminar, no puedo dejar de recordar la frase de Peter Drucker: “lo que no se mide, no se puede gestionar”. Estando totalmente de acuerdo, le agregaría una segunda frase: “lo que no se comprende, no se puede resolver”. Esa es la razón para hacer informes de gestión extremadamente simples de comprender y de presentar conclusiones en vez de datos sin análisis.
Espero que nuestros consejos le sean de utilidad. Si le interesa construir su relato o conocer más de este tema, pregúntenos en contacto@andreadelacalle.cl.