Cada reunión tiene su formato de presentación

Es una realidad que la agenda de los altos ejecutivos está completa de reuniones en las cuales normalmente se revisa alguna presentación. Por esta razón, en el mundo corporativo es esencial saber armar presentaciones que ayuden a conseguir los objetivos.

Andrea de la Calle Larraechea

Hay que distinguir que existen varios tipos de reuniones, cada una de ellas con objetivos diferentes, audiencias diferentes y requiere un tipo de presentación diferente. En este artículo veremos algunas :

1.    Reuniones de alineamiento: reuniones con colaboradores, proveedores u otros grupos de interés con el objeto de alinear la visión y desafíos que enfrenta la organización o un área específica dentro de ella. Buscan motivar y sumar a la audiencia en la consecución de los objetivos. Deben reforzar la identidad corporativa y terminar con una sensación positiva. Una estructura adecuada para este tipo de presentaciones son las cronológicas: de dónde venimos, destacando los éxitos; dónde estamos, destacando los nuevos desafíos y, hacia dónde vamos, mostrando la visión de futuro.

2.    Presentación de resultados: reuniones que se realizan en distintos niveles para mostrar el estado de avance en los objetivos propuestos: reunión de directorio, comité de altos ejecutivos o reunión periódica con distintos colaboradores. Se presentan cifras y resultados numéricos, destacando éxitos y áreas de mejora. Deben ser muy sencillas, buscando simplificar un contenido que es denso para la mayoría. Normalmente, la estructura debiera ser “desafíos que nos propusimos – resultados observados – nuevos desafíos o ajustes al plan inicial”.

3.    Reuniones comerciales: reuniones con clientes potenciales con el objetivo de realizar un acuerdo de venta. En estas reuniones, lo ideal es generar en la sensación de necesidad del cliente para luego destacar los beneficios del producto o servicio ofrecido, terminando en un acuerdo concreto que puede consistir en una venta o en una siguiente reunión para analizar aspectos más específicos. La estructura ideal sería la de “problema – solución – próximos pasos”.

4.    Presentación de un proyecto: Son presentaciones que se realizan al equipo que aprueba o rechaza la idea. Son estratégicas, deben destacarse por la excelencia del diagnóstico y por entregar todos los antecedentes necesarios para la solución, incluyendo costos, proveedores, cartas Gantt, entre otros elementos. La estructura apropiada es “problema – diagnóstico – solución”.

Independiente del tipo de reunión que se trate, hay que recordar que, en las empresas, las presentaciones son un documento en sí mismo y que deben respetar ciertos códigos: incorporar portada, índice y número de página; mantener los elementos gráficos de la marca y alinear títulos, textos e imágenes.